Zjistili jste, že vám ve firmě mizí zboží nebo materiál? Možná je načase začít si majetek hlídat. Jako majitel firmy máte hned několik možností a pokud si myslíte, že za ztrácejícím se zbožím, materiálem nebo vybavením mohou stát zaměstnanci, nezbývá, než přistoupit ke kontrolám. Ty mají ovšem svá pravidla. Provádět kontroly není jen tak a je potřeba řídit se zákoníkem práce (konkrétně § 248 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb.).
Kdy a co můžete kontrolovat
Zaměstnavatel je oprávněn z důvodu ochrany majetku provádět:
- Kontrolu zavazadel a tašek vynášených z objektu firmy. Tento typ kontroly může velmi usnadnit rentgen. V zavazadlech se nejčastěji vynáší menší výrobky, prodávané zboží nebo vybavení.
- Kontrolu vozidel, se kterými zaměstnanci vjíždějí do areálu firmy. Tuto kontrolu může provádět ostraha vrátnice a je vhodná při podezření na krádeže objemnějších předmětů, stavebního materiálu apod.
- Osobní prohlídky zaměstnanců zahrnující kontroly kapes, ve kterých lze vynášet menší předměty.
- Kontrolu vnášených věcí, kdy může zaměstnance vědomě (i nevědomě) vnést nebezpečné předměty, zbraně nebo třeba záznamová zařízení.
Jaká pravidla je nutné dodržet
Každá kontrola může být prováděna pouze v nezbytně nutném rozsahu a nikdy nesmí dojít k porušení práv na ochranu osobnosti zaměstnance. Zaměstnavatel je povinen provádět kontroly tak, aby nedocházelo ke snižování lidské důstojnosti zaměstnance. Během prohlídky má zaměstnanec právo na zachování svého soukromí, což se týká i nedotknutelnosti jeho osobních věcí.
Během kontroly může být provedena prohlídka nejen tašek a zavazadel, ale i kapes zaměstnanců. Vždy by mělo jít ale pouze o krátké nahlédnutí do zavazadla a nemělo by docházet k prohlídce soukromých věcí zaměstnance.
Pokud se rozhodnete, že je ve vaší firmě potřeba kontroly provádět (i třeba jen z důvodu prevence), měl by průběh kontrol upravovat vnitřní předpis firmy, například v podobně začlenění do pracovního řádu nebo alespoň důkladného seznámení zaměstnanců s prováděním kontrol. Pokud se zaměstnanec prohlídce nechce podrobit, může jít z jeho strany o porušení pracovních povinností.
Kdo může kontrolu zaměstnanců provádět
Je na vás, zda se rozhodnete provádět kontroly sami (tedy z vlastních řad zaměstnanců) nebo si na tuto činnost najmete externí subjekt. Pokud chcete mít vše podle pravidel, je vhodné najmout bezpečnostní agenturu, která má s prováděním prohlídek zkušenosti a ví, jaká pravidla dodržovat. V bezpečnostní agentuře TOP security je možné tuto službu zahrnout do práce fyzické ostrahy, která může střežit celý objekt. Strážní jsou školeni, jak prohlídky provádět, co je vhodné a co ne.
Víte například, že prohlídku zaměstnance může provádět pouze osoba stejného pohlaví? Během kontroly zavazadel nebo skříněk by měl být vždy přítomný zaměstnanec a nejlépe i další osoba jako svědek. Kontroly nemusí probíhat u každého zaměstnance, ale třeba jen namátkově u vytipovaných osob nebo vozidel.
Jak nejlépe uchovat záznam o provedené kontrole – systém digitální vrátnice vše usnadní
Ať už prohlídky provádíte sami nebo ostraha objektů, je dobré si výsledky kontroly nějakým způsobem zaznamenávat pro pozdější dohledání nebo předání vedoucím pracovníkům. Papír a tužka už dávno nejsou efektivním způsobem záznamu. Vhodnější je využít systém digitální vrátnice, jako je TS24. Tento systém umožňuje nejen detailně zaznamenat průběh a výsledek kontroly, ale usnadní i předávání informací. Kromě toho v něm lze vést i knihu návštěv, vozidel a klíčů, takže firma má vždy přehled, kdo se po objektu pohybuje. Praktická je i funkce zadávání úkolů pracovníkům ostrahy i snadné dohledání, v jaké fázi se úkol nachází. Funkcí má samozřejmě digitální vrátnice více a dokonce je možné celý systém přizpůsobit na míru.
Ostraha firemních objektů a majetku firmy pomocí kontrol zaměstnanců je v dnešní době, kdy se dají využít elektronické systémy, rentgeny i spolehlivá ostraha, poměrně sofistikovaným způsobem, jak zamezit vynášení majetku firmy. Pokud vše doplníte o chytré kamerové a přístupové systémy, díky kterým můžete zaměstnancům zpřístupnit jen určité oblasti objektu nebo firemního areálu, můžete významně eliminovat riziko krádeží zboží, materiálu nebo výrobků způsobené právě vašimi zaměstnanci.
